【住宅設備業】​業務効率改善による時間の確保、コミュニケーション不足による社内環境の改善

事業内容:住宅設備業
住所:福島県石川郡石川町北町５
従業員数:6名
事業サイト:こちら

伴走支援事業参加の背景と抱えていた課題

会社のビジョンとして、「100周年を迎えて次の100年存続できる会社になりたい」「事業に関わる方が安心して生活出来るサービス体制を整えたい」と考えている。その為に、人員の時間の確保のための業務効率と、社内の関係改善に取り組みたい。但し、社内の状況としては、従業員の高齢化でデジタルに対して後ろ向きな人が多い。また、ツール等の導入に高額な金額がかかると対応出来ない。無償または安価なツールを活用し、デジタルに対して後ろ向きな社員も巻き込み、現状を変えていけるようなツール提案や運用サポートをしてほしい。

短期伴走支援で取り組んだ内容

①LINEWORKS導入で社内コミュニケーション改善

②Googleスプレッドシートを活用し、見積書・請求書・発注書・納品書・領収書の書式連動フォーマットを共有。商材・サービスに合わせて編集方法をレクチャー。

今後は工事日報もGoogleスプレッドシート上で入力、社内共有する準備も進めている

運用イメージ

Googleスプレッドシートを活用した見積書・請求書・発注書・納品書・領収書・工事日報の書式連動フォーマット

見積書のシートを作成すると、自動で別シートの請求書・発注書・納品書・領収書にも反映される。

また、Googleスプレッドシートで共有することで、出先でも作成・確認が簡単に！

実施効果

☑コミュニケーション問題解消。LINE WORKS使用方法について教えあうことでコミュニケーションが生まれ、チャット機能を活用した連絡伝達にも慣れてきて、業務の抜け漏れがなくなった！

☑Googleスプレッドシートで見積～発注等までまとめて作業でき、紙からの脱却へ！1案件発注を出すまでの書類作成に1時間くらいかかっていたが、20分程度でできるようになった！

伴走支援を受けて感想

当社としては初めてのデジタル化に取り組み、2か月間という短期間で、プログラム開始前は予想できなかったほど業務効率化・時間短縮・社内コミュニケーションの促進が計れました。コンサルタントが付くことで、誰かに見守られているというのは、ちゃんとやらなきゃと力が入り、真剣に取り組む事が出来ました。たぶん自分達だけだったら、まだ紙ベースで業務を続けていたと思います。一歩踏み出す機会になりました。今後さらにデジタル化・新ビジネスの構築に取り組んでいきたいと考えています。

支援した専門家からの声

初回訪問時、担当の矢内部長以外はパソコンを利用できず、ほぼすべての業務をアナログで行っているとのことで、【DX】を進めるにあたり、『難しい』と感じないような取り組みが必要と考えました。幸いLINEは利用しているとのことで、スマートホン・タブレットの利用で進めていくこととなりました。LINE WORKSの活用、スプレッドシートを活用した領収書発行・共有の仕組み、WEB運用のアドバイス等を行いました。短期でしたので、もう少し実践できる項目が少ない想定でしたが、お客様のご協力もあり、想定以上に貢献ができたと思います。