【建築設計業】​社員の業務や未来のスケジュールを可視化・把握できる仕組みづくり

建築設計業
住所:福島県須賀川市朝日田130番地
従業員数:3名

伴走支援事業参加の背景と抱えていた課題

会社の目標として、納期のスピードアップ且つ厳守をまず目指していきたいと考えている。その為に何をすれば良いか知りたいと思い、今回の伴走支援に申し込みをした。申込時は、デジタル化とDXの違いが腑に落ちない部分もあり、短期（2か月間）の支援期間の中で、DXの理解が出来るようになりたかった。また、これまでの業務は完全に紙・アナログで今までやってきたため、デジタル化・DXで何をしたら会社の利益に繋がるかを専門家にアドバイス頂きたかった。 まずは、DXに向けてSTEP1：デジタイゼーション…アナログ業務のデジタル化から取り組む。

短期伴走支援で取り組んだ内容

・『現行の業務（案件）や未来の予定（スケジュール）の整理から、仕事の回し方の生産性向上』を目指していく

・まずは全社員がスマホでアクセスできるGoogleカレンダーの活用を開始

・業務（案件）進捗と未来の予定（スケジュール）を管理する為に、伴走支援にて共有設定と入力ルールの策定を行い、実際に支援期間中に運用開始、効果測定を実施

運用イメージ

実施効果

☑Googleカレンダーで業務予定・進捗を共有して可視化できるようになった！

☑未来予定について、スケジュール管理の定着化が進んだ！

☑日件数、月件数の適正を考える事が出来るようになった！

☑重要項目の予定数で事業の進捗を計れることに気が付いた！ ☑今後は入力数を定期的に集計することで、仕事の量と質の向上を目指して行ける事が分かった！

伴走支援を受けて感想

伴走支援における専門家との面談スケジュールを始めに設定し、週一回という決まった時間を作ったことで、取組を進めることができました。今回はGoogleカレンダーでしたが、お互いの業務を確認しながら、尚且つ出先でも予定を入れやすく、管理ができるということはとてもメリットがあります。便利になったと感じています。

支援した専門家からの声

業務がほぼアナログ/紙によるオペレーションでした。デジタル化の1歩目を無理のない業務から始める事を考えた時に過去の成功事例からスケジュール管理が見つかりました。Googleカレンダ－共有から始めて、業務項目を入力ルールに取り入れテスト稼働して頂いたところ、業務項目数から事業進捗を可視化出来る重要性にお客様側の気付きができました。スケジュール管理から事業の進捗を着眼するポイントを理解頂き、今後も前向きにDX化を進めて頂くきっかけが作れたと思います。